Con una nueva Ley de Entrega Recepción que se ha puesto en práctica desde el 2018, el Gobierno del Estado se encuentra listo para el cambio de estafeta a la siguiente administración estatal en proceso ordenado y transparente, bajo la supervisión del Sistema Estatal Anticorrupción.
Gabriela Alejandra Rodríguez Rodríguez, secretaria de la Función Pública (SFP), informó que desde el 2020 se instaló la Comisión de Entrega como un órgano colegiado donde participan la Secretaría General de Gobierno, la Secretaría de Administración, la SFP, la Coordinación General Jurídica y la Auditoría Superior del Estado (ASE) como entidad supervisora para realizar este proceso.
Además, se cuenta con un manual de entrega recepción del Poder Ejecutivo próximo a publicarse en el Periódico Oficial y que será una guía paso a paso a fin de que este proceso se realice de acuerdo con la normatividad vigente, incluyendo el resguardo de archivos físicos y digitales.
Al respecto, la funcionaria enfatizó que con el cambio de administración estatal en septiembre de este año, será la primera vez en la historia de Zacatecas que el proceso de entrega recepción esté acompañado por la Dirección General de Archivos.
“Tuvimos algunas experiencias anteriores, no solo en el gobierno estatal, si incluso municipales, que no contábamos con el conocimiento o normas reales para que nuestros archivos estuvieran en orden, y si nuestros archivos no están en orden no hay transparencia, no hay rendición de cuentas y nuestras entregas recepciones pueden resultar deficientes”.
Por ello, Gabriela Rodríguez destacó la importancia de que en este proceso de entrega recepción del 2021 se tendrá una metodología archivística con grandes ventajas, pues “este será el primer gobernador que entregará un archivo histórico de su gobierno” como una herramienta fundamental en la rendición de cuentas donde se informe a detalle qué y cómo se hizo “para que las futuras generaciones puedan remontarse a la revisión de estos archivos y la historia nos juzgará”.
Avances en los preparativos
Luego de instalar la Comisión de Entrega en el 2020, la titular de la SFP indicó que el siguiente paso es designar a los enlaces de cada dependencia y entidad de la administración pública y que acompañarán a los titulares en el llenado de formatos para tal efecto, un proceso que requirió de varias mesas de trabajo para adaptar dichos formatos a las características de cada área de la administración pública.
“Hicimos mesas de trabajo para delinear las propuestas con la ASE y luego se puso a consideración de las dependencias para ir adecuando los formatos, eso nos va a permitir que, como ya casi todas las dependencias conocen los formatos, le apostamos a que sea más eficiente el llenado, incluso estamos proyectando que podamos a tener de uno a dos simulacros, de manera que podamos tener la información por cortes, para que la información no se cargue toda de un jalón, sino evaluar cómo se va comportando”.
Recordó que estos formatos se derivan del manual de entrega recepción, aprobado por unanimidad por los integrantes del Comité Coordinador, entre ellos la Fiscalía General de Justicia del Estado de Zacatecas (FGJEZ), el Instituto Zacatecano de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (IZAI), entre otros organismos con la finalizad de que la información contenida en los formatos sea certera, verídica y que en el cruce de datos con la Secretaría de Finanzas o el IZAI coincida.
Gabriela Rodríguez refirió que incluso con la nueva Ley de Entrega Recepción vigente desde el 2018 se evitarán “sorpresas”, pues ya se han realizado varios ejercicios de entrega recepción individuales que han permitido a los servidores públicos familiarizarse con los formatos y procesos alineados a la legislación en materia hacendaria.
Resguardo de archivos, fundamental
La titular de la SFP expresó que “todos los entes públicos hemos padecido la desaparición de algunos archivos y no es necesariamente por voluntad, el problema es que desconocemos en la administración pública los principios que rigen en materia archivística y siempre nos guiamos por criterios propios”.
Sin embargo, expuso que una dinámica que se ha observado en los proceso de entrega recepción individuales es que “por lo general los servidores públicos guardan más de lo que tiran, quizá no los guardamos bien o no los resguardamos bien”, pues se conservan documentos con valor institucional y otros no.
“No faltan los servidores, sobre todo los de confianza, que dejan la computadora en blanco, pero más allá de una fuga de información, nos preocupan los archivos de corte electrónico, que es donde tenemos que poner especial atención”, al considerar que podría haber vacíos de información que impidan conocer aspectos esenciales de las dependencias.
Gabriela Rodríguez recordó que debido a la contingencia sanitaria por el COVID-19, hoy todo se maneja de manera electrónica “y hay infinidad de trabajos que no van a quedar registrados en una carpeta con su hilo, sino en una computadora de los servidores y lo que no queremos es que no quede registro de eso que hicimos de manera virtual, a eso se está enfocando el Archivo General del Estado”.
Por ello, reconoció que se tendrá un gran reto en materia de archivos digitales: “en las entregas individuales no hemos detectado falta de archivos, están completos, en su lugar quizá falte información de algo en específico, pero información como tal no falta porque el resguardo de información se hace con base en la Ley de Contabilidad Gubernamental y los servidores públicos nos vamos especializando y vamos cuidando la materia”.